¿Por qué cansan tanto las vídeoconferencias? ¿Cómo puedo remediarlo?

Dos semanas después de iniciar el confinamiento, me sentía agotada. Acostumbrada como estaba a trotar por estos mundos, arrastrando mochila y troley y con jet lag, no me parecía normal sentirme exhausta trabajando desde casa, sin moverme de la silla.

Pensé que se debía a la sensación de incertidumbre, a la necesidad de improvisar un plan de adaptación de la empresa en cuestión de días a una nueva dinámica y a la cantidad de medidas que tomamos para evitar el contagio.

Pero empecé a darme cuenta de que lo más agotador eran las reuniones y las formaciones virtuales. Hablar ante una pantalla es mucho más cansado que hablar en presencia. Y mis colegas decían lo mismo.

Dándole vueltas al tema, fui descubriendo cuáles eran las causas.  Esto me permitió aliviar los efectos de esta sobreexposición a las pantallas.

Lo primero que constaté es que las conversaciones requieren una mayor concentración, desde el punto de vista visual y auditivo.

En lo que respecta a la imagen, podemos destacar varios aspectos:

  • Se reduce mucho la posibilidad de moverte. Si quieres estar realmente atento y activo en una reunión tienes que estar clavado en la silla. A menos que sea algo muy informal. A poco que te muevas, desapareces de la pantalla. Eso significa que tienes que estar pendiente siempre del encuadre y moverte muy poco. Si la reunión es larga, aumenta la tensión en tu cuerpo y en tu mente.
  • Ver nuestra propia imagen durante largo rato es uno de los factores de estrés. Porque además de la atención que ponemos en el tema, en las reacciones de los demás y en lo que nos dicen, tenemos que estar también pendientes de nuestra imagen y de la expresión de nuestro rostro. Que además vamos modificando a medida que nos vemos.
  • Muchas de las imágenes de los demás participantes, tienen mala calidad. Rostros mal iluminados, poca definición… Y, si hay varias personas en la reunión, tenemos multitud de rostros de un tamaño muy inferior al real, en un pequeño espacio y que queremos mirar.
  • Sabemos, además, que para crear un efecto de contacto visual y resultar más cálidos, tenemos que mirar a cámara y no a la pantalla, lo que nos obliga a mantenernos atentos alternativamente al objetivo y a las imágenes.
  • Cuando proyectamos un documento, además de tener presentes a los asistentes, necesitamos leer o ver el contenido.
  • Si la reunión es con sólo una persona, la distancia entre su rostro y el mío es muy inferior al que sería en un encuentro físico. Es decir: la distancia es la propia de una relación con tu pareja o alguien muy próximo. Nuestro cerebro tiene que adaptarse a esta distancia íntima con una persona del ámbito profesional a la que no permitiríamos acercarse tanto.
  • La falta de contexto en la imagen es otro factor inquietante. No compartimos con los demás ni el mismo espacio, ni la temperatura, ni el olor, ni el “ambiente” que se respira allí. Nos falta información, lo que puede tener dos consecuencias: en positivo, menos distracciones; en negativo, falta de información y, quizás, menos confianza.
  • Las reuniones en un espacio físico nos dan la posibilidad de descansar el cuerpo y la mente. Podemos movernos, incluso levantarnos, gesticular más libremente, compartir documentos o bebidas. Nuestra vista actúa de manera natural cambiando constantemente el foco de atención: ponente, pizarra, pantalla, otros asistentes, ventana, notas que estoy tomando. Tenemos la posibilidad de entrar en puntos de fuga: hay muchos espacios para relajar la vista como paredes, la vista exterior o una silla vacía.

En cuanto a la atención acústica, tenemos varios factores que aumentan la fatiga:

  • La pobre calidad de la conexión, que se corta y nos obliga a prestar mucha más atención y causa ansiedad por si nos perdemos algo importante.
  • La dificultad para conversar de manera fluida, cambiando de manera natural los turnos de palabra.
  • No reconocer automáticamente quien habla porque no podemos distinguir de dónde viene la voz. En las reuniones presenciales – sin darnos cuenta- dirigimos la atención al punto de origen del sonido y localizamos automáticamente al hablante.
  • La falta de agilidad para abrir y cerrar micrófonos en los turnos de palabra.

Estas sensaciones experimentadas por casi todos los que teletrabajamos, se pueden reducir tomando una serie de medidas. Las empresas con trabajadores en remoto o que se relacionan virtualmente con sus públicos deberían tener en cuenta el alto riesgo de fatiga en sus empleados y en sus interlocutores y formar a sus equipos en prácticas saludables en para la comunicación virtual.

Te propongo algunas medidas que puedes aplicar para evitar esta sobrecarga de atención en las relaciones a distancia:

  • Limitar el tiempo de exposición diaria.
  • Dejar espacio de descanso entre reunión y reunión.
  • Entrenar a los profesionales para que puedan moderar con agilidad las reuniones. Se gana eficiencia y salud.
  • Hacer descansos de 5 minutos cada hora en las reuniones largas.
  • Reducir el tamaño de la pantalla de videoconferencia cuando la reunión es con una sola persona: así, parece que está un poco más lejos.
  • Asegurar una buena conexión para evitar al máximo las interferencias.
  • Recomendar a todo el mundo una buena iluminación.
  • Estar en un entorno silencioso y pedir cierre de micros a los demás participantes cuando no hablan.
  • Tener un mobiliario adecuado y cómodo para estos encuentros.

Pasar de lo presencial a lo virtual no es simplemente un cambio de escenario sino todo un proceso de adaptación y aprendizaje. Para obtener los mejores resultados en nuestras reuniones de equipo, conversaciones comerciales o formaciones, tenemos que conocer los factores que condicionan nuestras actitudes, emociones y el éxito de las relaciones. Y entrenar las nuevas habilidades digitales en todos los miembros del equipo.

Puede que tus equipos padezcan fatiga digital. Y esto afecta su bienestar y la productividad general en la empresa. Si te interesa profundizar en el tema y hacer una formación para mejorar el uso y la eficacia de la comunicación virtual, ponte en contacto con nosotros.