Per què cansen tant les videoconferències? Com puc posar-hi remei?

Dues setmanes després d’iniciar el confinament, em sentia esgotada. Acostumada com estava a trotar per aquests mons, arrossegant motxilla i troley i amb jet lag, no em semblava normal sentir-me exhausta treballant des de casa, sense moure’m de la cadira.

Vaig pensar que devia ser per la sensació d’incertesa, la necessitat d’improvisar un pla d’adaptació de l’empresa en qüestió de dies i a la quantitat de mesures que prenem per evitar el contagi.

Però vaig començar a adonar-me que el més esgotador eren les reunions i les formacions virtuals. Parlar davant d’una pantalla és molt més cansat que parlar en presència. I els meus col·legues deien el mateix.

Donant voltes al tema, vaig anar descobrint quines eren les causes. Això em va permetre alleujar els efectes d’aquesta sobreexposició a les pantalles.

El primer que vaig constatar és que les converses requereixen una major concentració, des del punt de vista visual i auditiu.

Pel que fa a la imatge, podem destacar diversos aspectes:

  • Es redueix molt la possibilitat de moure’t. Si vols estar realment atent i actiu en una reunió has d’estar clavat a la cadira. Llevat que sigui una cosa molt informal. Per poc que et moguis, desapareixes de la pantalla. Això vol dir que has d’estar pendent sempre de l’enquadrament i moure’t molt poc. Si la reunió és llarga, augmenta la tensió en el teu cos ia la teva ment.
  • Veure la nostra pròpia imatge durant llarga estona és un dels factors d’estrès. Perquè a més de l’atenció que posem en el tema, en les reaccions dels altres i en el que ens diuen, hem d’estar també pendents de la nostra imatge i de l’expressió del nostre rostre. Que a més anem modificant a mesura que ens veiem.
  • Moltes de les imatges dels altres participants, tenen mala qualitat. Rostres mal il·luminats, poca definició … I, si hi ha diverses persones a la reunió, tenim multitud de rostres d’una mida molt inferior a l’real, en un petit espai i que volem mirar.
  • Sabem, a més, que per crear un efecte de contacte visual i resultar més càlids, hem de mirar a càmera i no a la pantalla, el que ens obliga a mantenir-nos atents alternativament a l’objectiu i a les imatges.
  • Quan projectem un document, a més de tenir presents als assistents, necessitem llegir o veure el contingut.
  • Si la reunió és amb només una persona, la distància entre el seu rostre i el meu és molt inferior a què seria en una trobada física. És a dir: la distància és la pròpia d’una relació amb la teva parella o algú molt proper. El nostre cervell ha de adaptar-se a aquesta distància íntima amb una persona de l’àmbit professional a la qual no permetríem acostar tant.
  • La manca de context en la imatge és un altre factor inquietant. No compartim amb els altres ni el mateix espai, ni la temperatura, ni l’olor, ni el “ambient” que es respira allà. Ens falta informació, el que pot tenir dues conseqüències: en positiu, menys distraccions; en negatiu, manca d’informació i, potser, menys confiança.
  • Les reunions en un espai físic ens donen la possibilitat de descansar el cos i la ment. Podem moure’ns, fins i tot aixecar-nos, gesticular més lliurement, compartir documents o begudes. La nostra vista actua de manera natural canviant constantment el focus d’atenció: ponent, pissarra, pantalla, altres assistents, finestra, notes que estic prenent. Tenim la possibilitat d’entrar en punts de fuga: hi ha molts espais per relaxar la vista com parets, la vista exterior o una cadira buida.

Pel que fa a l’atenció acústica, tenim diversos factors que augmenten la fatiga:

  • La pobra qualitat de la connexió, que es talla i ens obliga a prestar molta més atenció i causa ansietat per si ens perdem alguna cosa important.
  • La dificultat per conversar de manera fluïda, canviant de manera natural els torns de paraula.
  • No reconèixer automàticament qui parla perquè no podem distingir d’on ve la veu. En les reunions presencials – sense adonar-nos- dirigim l’atenció a punt d’origen de el so i localitzem automàticament a l’parlant.
  • La manca d’agilitat per obrir i tancar micròfons en els torns de paraula.

Aquestes sensacions experimentades per gairebé tots els que teletrabajamos, es poden reduir-se amb una sèrie de mesures. Les empreses amb treballadors en remot o que es relacionen virtualment amb els seus públics haurien de tenir en compte l’alt risc de fatiga en els seus empleats i en els seus interlocutors i formar els seus equips en pràctiques saludables en per a la comunicació virtual.

Et proposo algunes mesures que pots aplicar per evitar aquesta sobrecàrrega d’atenció a les relacions a distància.

  • Limitar el temps d’exposició diària.
  • Deixar espai de descans entre reunió i reunió.
  • Entrenar els professionals perquè puguin moderar amb agilitat les reunions. Es guanya eficiència i salut.
  • Fer descansos de 5 minuts cada hora a les reunions llargues.
  • Reduir la mida de la pantalla de videoconferència quan la reunió és amb una sola persona: així, sembla que està una mica més lluny.
  • Assegurar una bona connexió per evitar el màxim les interferències.
  • Dir-ho a tothom una bona il·luminació.
  • Estar en un entorn silenciós i demanar tancament de micros als altres participants quan no parlen.
  • Tenir un mobiliari adequat i còmode per aquestes trobades.

Passar del que presencial al virtual no és simplement un canvi d’escenari sinó tot un procés d’adaptació i aprenentatge. Per obtenir els millors resultats en les nostres reunions d’equip, converses comercials o formacions, hem de conèixer els factors que condicionen les nostres actituds, emocions i l’èxit de les relacions. I entrenar les noves habilitats digitals en tots els membres de l’equip.